Para que sea posible enviar las nóminas de los trabajadores por correo electrónico, es necesario que él mismo proporcione su email. Sin embargo, la dirección de correo electrónico no es un dato imprescindible para la prestación del servicio, lo que significa que el empleado no tiene por qué facilitarlo. Es decir, para enviar las nóminas mediante este sistema, el trabajador debe dar su consentimiento de forma explícita, de lo contrario, serán necesarios otros métodos para su envío.
Por otra parte, existen algunas sentencias que afirman que el consentimiento no es libre, ya que puede caber la posibilidad de que esta sea la única forma de enviar la documentación.
¿Qué sucede entonces?
Otorgar el consentimiento expreso no es suficiente para cumplir con la protección de datos. Para enviar nóminas por correo electrónico también será necesario facilitar alguna alternativa como recibirlas en papel. De esta forma, cumpliremos al 100% con el RGPD siempre que sea un sistema organizado para garantizar la seguridad de toda la documentación.
Las nóminas contienen información confidencial por lo que el RGPD es de obligado cumplimiento.
Comenzaremos firmando un acuerdo de confidencialidad y no divulgación de la información con los empleados, seguido de una autorización para el envío de la nómina por email.
Necesitaremos una base de datos de correos electrónicos donde la información de los trabajadores esté perfectamente ordenada y clasificada por departamento o actividad profesional para operar de manera más eficiente.
Para que únicamente sea el trabajador interesado quien pueda acceder a sus nóminas, los archivos deben estar protegidos mediante contraseñas. El empleado tendrá su propio código para poder acceder o descargar el archivo.
El envío de hojas de salario nos brinda una serie de ventajas que es importante destacar:
– Ahorrarás tiempo. Los envíos son rápidos y se realizan de forma muy ágil.
– Ahorrarás espacio. Al no tener que almacenar papel, los documentos no ocuparán espacio. Estos se encontrarán en bases de datos evitando además pérdidas.
– Ahorrarás dinero. Este modelo evita tener que gastar dinero en la impresión de las nóminas.
¿No estás seguro de cumplir con el RGDP correctamente? No te preocupes, en Onciber somos especialistas en protección de datos para empresas. Contacta con nosotros y te asesoramos sin compromiso. ¿A qué esperas?
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